Как правильно заверять копии документов для прокуратуры в 2024 году

Заверяли ли вы когда-нибудь копию документа печатью “Копия верна”? Кажется, это простая операция, которую делают в любой организации ежедневно. Но что, если заверенная вами копия не будет принята из-за ошибки? Чтобы этого не произошло, давайте разберемся, как правильно использовать печать “Копия верна”. В этой статье вы найдете подробные инструкции и советы по заверению любых документов.

1. Что такое печать “Копия верна” и зачем она нужна

Печать “Копия верна” – это специальный штамп или надпись, которые ставятся на копии документа, чтобы подтвердить, что эта копия полностью соответствует оригиналу. Таким образом заверяется, что при копировании не было допущено никаких изменений или искажений информации. Заверенная копия, в отличие от простой копии без печати “Копия верна”, имеет юридическую силу.

Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.

Как правильно заверять копии документов для прокуратуры в 2024 году

Кто может заверять копии документов в организации

Заверять копии документов от имени организации могут:

• Руководитель организации (генеральный директор, директор, индивидуальный предприниматель). Он имеет право заверять копии документов без доверенности.
• Сотрудники, уполномоченные заверять копии на основании доверенности, приказа или должностной инструкции.

Для заверения копий документов индивидуальный предприниматель использует свою подпись и печать ИП. Если печати нет, ставится только подпись.

Госорганы могут устанавливать особые требования к тому, кто может заверить предоставляемые им копии.
Например, для налоговой инспекции копию финансового документа должен заверить главный бухгалтер.

4.

Как правильно заверять копии документов для прокуратуры в 2024 году для начисления пенсии

Копия трудовой книжки — это документ, заменяющий оригинал в условиях, когда его нельзя выносить за пределы организации, но нужно предъявить в другом месте. В 2018 году изменились правила оформления копии.

Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вошли в документооборот со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Теперь в случае если документ нужно предоставить в стороннюю организацию, заверяющая надпись будет более объемной.

Как именно сделать это правильно — расскажем в статье.

Зачем это нужно

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст.

62 ТК РФ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить.

КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

• для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
• организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
• ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

• для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
• организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
• ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст.

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

• отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
• наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
• в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
• печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи.

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 “Система стандартов”).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др.

Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

1. В банк — для подтверждения занятости.

   Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.

2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет.

   Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020, необязательно.

ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв.

приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018).

Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2020 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади.

Какие документы можно заверять печатью “Копия верна”

Печатью “Копия верна” можно заверять копии практически любых документов, в том числе:

• Кадровые документы: трудовые книжки, приказы, личные дела, справки о заработной плате;
• Финансовые документы: договоры, счета-фактуры, накладные, акты;
• Регистрационные документы: устав, учредительный договор, свидетельства;
• Внутренняя документация: протоколы, положения, инструкции, отчеты.

При заверении копий трудовых книжек и других кадровых документов важно указывать, по чьему запросу они выдаются. Например: “Копия верна. Выдана Иванову И.И. по запросу от 23.05.2022”.

Если копии документов предоставляются в госорганы или суд, нужно тщательно следить за правильностью их оформления. Лучше заранее уточнить требования к заверению копий в конкретной ситуации.

3.

Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы.